Geri Dönmediğiniz İnsanlar Hala Sizden Cevap Bekliyor

Son yıllarda, özellikle iş hayatında, en çok es geçildiğini gözlemlediğim konulardan biri karşı tarafa olumlu ya da olumsuz geri dönüş yapma nezaketine yeterli hassasiyetin gösterilmemesi. Aslına bakarsanız, en basit görgü kurallarından biri olduğunu düşündüğüm bir konu bu. Özellikle de iş hayatında bir teklife, iş başvurusuna ya da yanıt beklenen herhangi bir konuya olumlu ya da olumsuz geri dönüş yapmanın en hassasiyet gösterilmesi gereken konulardan biri olduğunu düşünüyorum.

Yanıtsız bırakmak her iki taraf için de zaman ve enerji kaybı

Mesela, birinden bir teklif istediniz, karşı taraf da hızlı bir şekilde konuyla ilgili detaylı teklifini sizinle paylaştı. Ve siz bir yandan alternatif teklifleri de değerlendirmek istiyorsunuz. İş hayatında alternatif teklif istemek ve değerlendirmek çok doğal hatta çoğu zaman gerekli bir durum olsa da maalesef birçok kurum ya da kişi yalnızca olumlu değerlendirilen teklife geri dönüş yapmayı tercih ediyor. Aslında sorun tam da burada başlıyor. Bir teklife ya da iş başvurusuna olumsuz da olsa belli bir süre içerisinde geri dönüş yapmamak karşı tarafın hem güvenine ve saygısına hem de yanıtsız bırakan tarafın güvenilirliğin ve saygınlığına zarar verecektir. Ancak maalesef çoğu zaman kişiler yarın yokmuşçasına, karşısındakini hiçe sayarak hiçbir geri dönüş yapmamayı son derece doğal karşılıyor. Hepimiz bu tip durumları eminim ki defalarca yaşamışızdır. Hangimiz hayatında bir kere bile geri dönüş alamadığı bir e-postanın üzerinden “Bu e-postam size ulaştı mı? Geri dönüşünüzü bekliyorum” mesajını içeren bir e-posta daha atmadı? Hatta geri dönüş alma süreleri uzadıkça hangimiz e-postalarının uzay boşluğunda kaybolduğunu düşünüp duruma içerlemedi?

Haftalar sonra gelen “ÇOK ACİL” yanıtı

Nihai geri dönüş dışında en sık yaşanan sıkıntılardan biri de müşterilerin sunulan bir projeye uzunca bir zaman geri dönüş yapmayıp, aradan haftalar geçtikten sonra sayfalarca değişiklik maddesi içeren bir e-posta ile dönüp, revize edilmiş sunumu ertesi sabaha “çok acil” olarak istemeleri. O durumların da “çok acil”liği açıkçası tartışmaya açık bir konu. Yani sunumu isteyen taraf istemesi gereken zamanda istemediği için mi acil? Yoksa bu proje sunumlarının üzerindeki emeği ve ayrılması gereken zamanı gerçekten değerlendiremiyorlar mı? Bu çok acil istenen sunumlar birçok kişinin mesaiye kalmasına sebep oluyor. Canla başla çalışılıyor. Çoğu zaman ekipler kendi hayatlarından ödün vererek çok ciddi bir emek ortaya koyuyor. Hatta sabahlıyor. Ve sunum istenilen zamanda gönderiliyor. Müşteriden yorum “ha geldi, ha gelecek” derken, bir hafta sonra “dosyanız hala indirilmedi” diye bir e-posta bile gelebiliyor. Tam olarak bu noktada ajans çalışanlarının derin derin iç çektiklerini duyabiliyorum.

Geri dönüş yapılmamasının bir diğer olumsuz etkisi ise, yanıt alamayan taraf, iş takibi yapmak adına sıklıkla geri dönüş beklediğini hatırlatan e-postalar atmak durumunda kalıyor. Bu da aslında geri dönüş bekleyen tarafın olduğu gibi karşı tarafın da zamanından çalan, can sıkıcı bir durum haline geliyor.

Önemli olan karşı tarafa ciddiye alındığı mesajını vermek

Bu tabii ki gelen her teklife, her soruya anında cevap vermek zorunda olduğumuz anlamına gelmiyor. Hızlıca yanıt veremeyeceğimiz bir konu, yönetime danışılması gereken bir durum, değerlendirilmesi gereken alternatif teklifler gibi birçok farklı durum söz konusu olabilir. Önemli olan, karşı tarafı ciddiye alarak, e-postanın ulaştığını belirtmek ve yaklaşık bir geri dönüş zamanlaması iletmek. Geri dönüş süresinin uzaması durumunda yine karşı tarafı bu gecikme ile ilgili bilgilendirmek. Yani işin özü, karşı tarafa ona saygı duyduğumuz ve onu ciddiye aldığımız mesajını vermek. Hem bu şekilde her gün gelen “Geri dönüşünüzü bekliyorum” mesajlarını da elimine etmiş oluyoruz.

Bu tip durumlar, yalnızca şirket dışı ile olan iletişimde değil, şirket içi iletişimlerde de sıklıkla yaşanıyor. Özellikle de çok departmanlı büyük şirketlerde iletişim kopukluklarının büyük bir kısmı geri dönüş yapma alışkanlığının olmamasından kaynaklanıyor. Çoğu zaman bir departman diğer bir departmandan geri dönüş beklediği için aksayan işler zincirleme bir halde başka işlerin de gecikmesine sebep olabiliyor. Hatta bazı durumlarda hızlıca çözülebilecek küçük bir sıkıntı büyüye büyüye bir sorun yumağı haline geliyor. Yani kısacası iletişim kopukluğuna yol açtığımızda bir anlamda kendi yolumuza taş koymuş oluyoruz.

Kurum içerisindeki iletişim kopukluklarının yol açtığı bir diğer sorun ise geri dönüş alamayan çalışanın kendini değersiz hissetmesi. Empati kurduğunuzda bazı durumlarda çok da haksız olmadığını göreceksiniz.

Peki ya iş başvuruları?

Şu ana kadar en çok iletilen teklifler, sunumlardan söz ettim. Yanıtsız kalan, beklemede tutulan iş başvuruları da ayrı bir kanayan yara desem çok da abartmış olmam sanırım.

Diyelim ki, prestijli bir şirketin iş ilanını gördünüz. Bir de baktınız ilan tam da sizi anlatıyor. Özenle özgeçmişinizi ve ön yazınızı hazırlayıp gönderiyorsunuz. Birinci aşama görüşmeye çağırılıp çağırılmayacağınızı beklemek. Haftalar geçiyor ama kesinlikle bir yanıt alamıyorsunuz. Ki bu aşamada da görüşmeye çağırılmayacak adaylara durumla ilgili bilgilendirme yapmanın hem şirketin algısı hem de adayı doğru yönlendirmek adına çok önemli olduğunu düşünüyorum. Zira her adaya azami saygı göstermek gerekiyor. Diyelim ki, başvurunuzun ardından bir telefonla görüşmeye davet edildiniz. Görüşmeniz de olumlu geçti Ama aradan onca zaman geçmesine rağmen arayan soran kimse olmadığı gibi konuyla ilgili bir e-posta da almadınız… Bu durumu yaşayanlar hiç de azınlıkta değil eminim.

Maalesef, özgeçmişini gönderip görüşmeye davet edilen adayların çoğuna görüşmeden sonra geri dönüş yapılmıyor. Özellikle ülkemizde, şirketlerin işe alım departmanları, başvurulara olumsuz geri dönüş yapmayı öncelikli bir iş olarak görmüyor, hatta zaman kaybı olduğunu düşünüyor. Bu olumsuz geri dönüşleri vakit kaybı olarak görürken aslında marka algısına çok olumlu etkileri olabilecek bir fırsatı da kaçırmış oluyorlar. Bir kariyer sitesinde yayınladıkları ilanlar yüzlerce adaya erişiyor. Erişim sağlananların belki onlarcası bu ilana başvuruda bulunuyor. Başvurulardan yalnızca bir kısmı pozisyonun gerekliliklerini karşılayabilecek nitelikte olsa da, olumsuz bile olsa, ilgili departman, geri dönüş yaparak şirketin güvenilirliğini korurken aynı zamanda profesyonelliğini de göstermiş oluyor. Üstelik bu şekilde başvurusu olumsuz değerlendirilen bir adayda bile olumlu bir intiba bırakmak mümkün. Ancak maalesef, doğrudan geri dönüşü bıraktım, kariyer siteleri üzerinden otomatik cevap vermeyen şirketler bile mevcut. İş başvuru sürecinde geri dönüş yapmamanın yanı sıra görüşmenin çok olumlu geçtiği konusunda adayı motive etmek, aylarca oyalayıp sonrasında da ortadan yok olmak var ki o çok başka bir yazının konusu.

Yurtdışında ise iş başvurularına geri dönüş konusuna gösterilen özen ciddi oranda daha fazla. Şirketin imajını ve ciddiyetini vurgulamak adına antetli kağıtlarda, ıslak imzalı mektup gönderen şirketler çoğunlukta. Bununla birlikte başvuru olumlu sonuçlandığında, çoğu zaman iş teklifleri bile posta ile gönderiliyor.

Özellikle olumsuz sonuçlanan başvuruların sahiplerine geri bildirim yaparken en önemli noktalardan biri adaya saygı göstermek. Adaya başvurusunun olumsuz sonuçlanmasının sebebini saygı ve samimiyet çerçevesinde açıklamak hem adayın kendisinde hem de dolaylı olarak çevresinde olumlu bir intiba bırakmayı sağlayacak. Kulaktan kulağa paylaşılan deneyimlerin etkisini göz önünde bulundurduğumuzda, böyle olumlu bir etki bırakmanın önemi yadsınamaz.

Önemli olan sağlıklı iletişim ve güvenilirliği korumak

Konuyu toparlamak gerekirse, yukarıda söz ettiğim sıkıntılara yol açmamak, kurum içinde ve dışında sağlıklı iletişim kurabilmek, güvenilirliği korumak için, gelen tekliflere, e-postalara, kısacası yanıt beklenen her iletiye olumlu ya da olumsuz geri dönüş yapmaya özen göstermek son derece önemli. Özellikle de dijital iletişim imkanlarımızı göz önüne aldığımızda, geçmişe kıyasla bu konu ile ilgili büyük bir gelişme kaydedilmiş olması gerektiğini düşünüyorum. Dijital imkanları da bir kenara bırakırsak, bu konunun görgü, saygı ve güvenle son derece ilgili olduğunu unutmamak gerekiyor. Dolayısıyla şirketlerin ve çalışanların bu anlamda kendilerini acilen geliştirmeleri şart.