İletişim Yöntem ve Araçları

Günümüzde iletişim araçlarının çeşitlenmesiyle birlikte iletişim de büyük bir değişim geçirdi. Eski zamanları düşündüğümüzde iki kişi arasındaki bir çok konu ya yüz yüze ya da telefonda konuşuluyordu. Yazılı iletişimde ise mektuplar yerini ağırlıklı olarak e-postalara bıraktı. Sonrasında kısa mesaj ve anlık mesajlaşma uygulamalarınında hayatımıza girmesiyle en sık kullandığımız iletişim şekli mesajlaşmak halini aldı. Bu özel hayatımızda olduğu kadar iş hayatımızdaki iletişimde de daha çok tercih ettiğimiz bir yöntem halini aldı. Anlık mesajlaşma uygulamalarının ve e-postanın iletişimde sağladığı kolaylık ve hız elbette yadsınamaz ancak doğru kullanılmadığında da zincirleme iletişim kazalarına yol açabildiği de bir gerçek.

Yüz yüze iletişimin önemi

İletişimde, hangi iletişim yönteminin hangi durumlarda kullanılması gerektiği son derece önemli ve hassas bir konu. Bu doğrultuda öncelikle karar verilmesi gereken nokta iletişimin yüz yüze mi, sözlü yani telefon ile mi yoksa yazılı olarak mı kurulması gerektiği sorusuna yanıt verdikten sonra hangi iletişim aracını kullanacağımıza sağlıklı bir şekilde karar vermek durumundayız.

Yüz yüze iletişimin insan ilişkilerindeki önemi son derece büyük. E-posta, telefon veya mesaj her durumda iletişimin en verimli yolu olmayabilir. Özellikle iş hayatında, interaktif toplantılar, daha hızlı, daha rahat fikir üretilmesine yardımcı olduğu gibi tarafların hassasiyet gösterdiği konuların da daha rahat anlaşılmasını sağlıyor. 32 ülkeyi kapsayan bir araştırmanın sonuçlarına göre her 10 çalışandan 7’si, iş hayatında, telefon ve e-posta yerine yüz yüze iletişimi tercih ediyor. Yine aynı araştırmaya göre %81’lik oranla Türkiye, yüz yüze iletişimi en çok tercih eden ülke.

Özellikle de iş hayatında en sağlıklı ve en çok tercih edilen iletişim yöntemi yüz yüze iletişim olsa da bunu sağlamak her zaman kolay olmayabiliyor. Özellikle bazı durumlarda maliyet, mesafe gibi bir çok engel karşımıza çıkabiliyor. Örneğin, birden çok bölgede müdürlükleri, şubeleri olan veya uluslararası ilişkileri yoğun olan bir şirketin her durumda yüz yüze iletişim kurması pek mümkün olmuyor. Zira yüz yüze yapılması gereken toplantılar, ulaşım, konaklama gibi gider kalemlerini de beraberinde getiriyor. Ancak tam anlamıyla yüz yüze iletişimin yerini tutmasa da bu tip durumlarda video konferans uygulamalarını tercih etmek en etkili yöntem olacaktır. Bu tarz uygulamalarla hem iletişim son derece hızlı olur hem de karşı tarafın ses tonu, mimikleri gibi mesaja eşlik eden ve mesajı anlamlandırmamıza yardımcı olan detayları da kaçırmamış oluruz.

Beden dili, yüz ifadesi, ses tonu gibi faktörlerin iletişimdeki etkisini göz önüne aldığımızda özellikle proje sunumu veya satış odaklı görüşmelerde yüz yüze iletişimin diğer iletişim türlerinden çok daha etkili olduğunu düşünüyorum.

Yüz yüze iletişimin iş hayatında olduğu kadar, hatta belki daha fazla, özel hayatta da büyük. Çoğumuzun en çok dert yandığı konulardan biri de bu belki de. O yüzden özellikle de büyüklerimizden sıklıkla “nerede o eski ilişkiler?” cümlesini duyuyoruz. Cep telefonu daha vitaminken, ev içinde kablolu telefondan telsiz telefona yeni geçildiği zamanlarda bile çiftlerin bugünkü kadar iletişim sorunu yaşamadığını düşünüyorum. Her şeyi bir kenara bırakalım, bugün yıllarca sürmüş ilişkiye, bir mesajla en büyük darbeyi vurabiliyoruz. Oysa yüz yüze iletişimin olanaklar itibariyle de ihtiyaç olduğu zamanlarda, yüz yüze gelene kadar ne sinir kalıyordu ne öfke. Oysa şimdi, malum anlık mesajlaşma uygulaması kullanmayan kalmadı, bir mesaja döküyoruz derdimizi kederimizi. Bu arada ilişkinin de ocağına incir ağacını dikiveriyoruz.

Ancak çağın sunduğu kolaylıkları reddetmek yerine küçük ayarlamalarla mevcut imkanlarla da sağlıklı iletişim kurabileceğimizi düşünüyorum. Nasıl mı? İş hayatı ya da özel hayat farketmeksizin, yanlış anlaşılmaya müsait, karşımızdakinin beden dilini, yüz ifadesini görmenin şart olduğu durumları hiç bir suretle mesaj veya e-posta ile halletme yoluna gitmemek ilk alınması gereken önlem diye düşünüyorum. Bununla birlikte insanlar birbirlerine yüz yüze, yazılı iletişimde olduğu kadar kırıcı ve sert olmayı göze alamıyor, almamalı da zaten. Biraz daha açmak gerekirse neredeyse hepimiz karşımızdakinin gözüne baka baka söyleyemeyeceğimiz olumsuzlukları yazılı iletişimde yarın yokmuşçasına söyleyebiliyoruz. Bu demek değil ki yüz yüze gelince söylemek istediklerimizi içimize atalım. Ancak yüz yüze iletişimde insan ister istemez daha bir dikkat ediyor sözlerine. Dolayısıyla daha sağlıklı bir iletişim kurmak daha bir mümkün oluyor.

Telefonla iletişim de bir çözüm

Yüz yüze iletişimin yerini tutmasa da bazı durumlarda telefonla iletişim kurmak da son derece etkili olabiliyor. Karşımızdakinin mimiklerini ve beden dilini göremesek de, telefonla konuşmak, ses tonuyla verilen mesajı anlamlandırmamıza daha bir yardımcı oluyor diye düşünüyorum. Çünkü telefonda konuşurken karşımızdaki kişinin ses tonundan gülümseyip gülümsemediğini anlamak mümkün. Tüm bunlara ek olarak yüz yüze iletişim kurulamadığı durumlarda ses tonuyla iki kişi arasındaki enerji alışverişinin de yazılı iletişimle kıyasladığımızda çok daha yüksek olduğunu gözlemliyorum. İş hayatı veya özel hayat farketmeksizin, yüz yüze iletişim kurulamadığı durumlarda, her ne kadar bir e-posta atmaktan daha çok vakit alıyor gibi görünse de, özellikle de yanlış anlaşılmalara müsait durumlarda, telefonla iletişimi tercih etmekte fayda var diye düşünüyorum. Ama tabii ki bu, özellikle de çalışma ortamında, her aklımıza estiğinde karşımızdakini telefonla arayıp vaktini almak anlamına gelmemeli. Belki de en sağlıklısı konuşulması gereken konuları kafamızda belli başlıklar altında topladıktan sonra mesajı vermek istediğimiz kişiyle iletişime geçmekte fayda var.

Peki ya yazılı iletişim?

Yüz yüze iletişim evet çok çok önemli ancak yazılı iletişimin de kullanılmasının gerektiği durumlar hayatımızın büyük bir kısmında karşımıza çıkıyor. Ve tabii ki yüz yüze iletişimde olduğu gibi yazılı iletişimin de benimsenmesi gereken kuralları olduğunu unutmamak gerekiyor.

Öncelikle yazılı iletişimde unutmamamız gereken en önemli detay karşımızdaki kişinin yazılı olarak ilettiğimiz mesajı tamamiyle kendi algısına göre okuyacağı, mimiklerimizi görme, tonlamamızı duyma şansı olmayacağı için tamamiyle kendi bakış açısı ve geçmiş tecrübeleri doğrultusunda algılayacağı. Yani iletişimde en az verilen mesaj kadar öneme sahip olan beden dili, yüz ifadesi ve ses tonu gibi faktörlerin deyim yerindeyse devre dışı kalması durumundan söz ediyorum. Bu sebeple özellikle de e-posta ile iletişim kurarken kelimeleri doğru seçmek, mesajı mümkün olduğunca açık ve net bir şekilde ifade etmek çok önemli. Bununla birlikte özellikle kurumsal yazışmalarda çok dikkatimi çeken ve aynı zamanda beni rahatsız eden bir konu var; kısaltmalar. Hemen hemen hepimizin başına gelmiştir. Karşı taraftan gelen upuzun e-postanın sonundaki “tşk” kısaltması yalnızca benim canımı sıkıyor olamaz diye düşünüyorum. O kadar ki “o kadar şeyi yazmış, teşekkürler yazmak mı zor gelmiş?” diye düşünmeden edemiyorum açıkçası. Ben kendi adıma, yazdığım e-postalarda hiç bir zaman böyle kısaltmalara yer vermedim, vermeyi de tercih edeceğimi sanmıyorum. Bana nedense karşı tarafı küçümsüyormuş gibi bir his veriyor. (Bkz. yazılı iletişimle sözlü iletişim arasındaki en majör farklardan biri. Kişi tamamiyle kendi algısına göre şekillendiriyor mesajı). Kısacası sözlü ve yüz yüze iletişimde kişilerin ne söyledikleri önemli iken yazılı iletişimde nasıl söyledikleri esastır.

Malum, yazılı iletişimin tek yöntemi e-posta değil artık. Whatsapp, Telegram gibi bir çok anlık mesajlaşma uygulaması hayatımızın önemli bir yerini kaplıyor uzun zamandır. İlişkiler whatsapp üzerinden yaşanıyor, iş hayatındaki krizler whatsapp gruplarında tartışılıyor hatta kız kıza dedikodu bile artık tamamiyle mesajlaşma gruplarına taşınmış durumda. Belki biraz eski kafalı gibi görünebilirim ancak ben iş hayatında yazılı iletişimde e-postayı tercih edenlerdenim. Tabii ki mesajlaşma uygulamalarından anlık konuları konuşmakta bir sorun görmüyorum. Ancak önemli, atlanmaması ve belli bir düzene sahip olması gereken konuların mutlaka ama mutlaka e-posta üzerinden doğru bir şekilde iletilmesi gerektiğini düşünüyorum. Bununla birlikte iş hayatında anlık mesajlaşma uygulamalarının kullanımı hepimizin çalışma sürelerini de uzatmış durumda. Bu şekilde bir çalışmanın her zaman çok verimli olmadığını düşünüyorum. Çünkü bu iletişim (gerekli ve acil durumlar hariç) bellir sınırlar içinde tutulmadığında kişinin özel alanı kalmadığını gözlemliyorum. Bu da uzun vadede kişilerde farklı psikolojik sıkıntılar olarak ortaya çıkabiliyor.

Emojiler can simidimiz oldu

Hayatımıza bir çok kolaylık getiren anlık mesjlaşma uygulamaları üzerinden bir konuyu konuşurken yanlış anlaşılmaların yaşanması işten değil. Hele de kısa mesajların hayatımıza ilk girdiği zamanlara dönecek olursak yazdıklarımızın yanlış anlaşılmaması veya mesajın olduğundan daha sert algılanmaması için noktalama işaretlerini yan yana getirerek yüz ifadeleri ile destekleme ihtiyacı duyuyorduk. Mesajlaşma uygulamalarının ardından yediden yetmişe hepimizin kullandığı emojiler girdi hayatımıza. İyi ki de girmiş. Özellikle özel ve sosyal ilişkilerde emojisiz bir mesajlaşma düşünemez olduk hatta. Bir emoji ile mesajın bütün algısını değiştirmek mümkün hale geldi. Hatta o kadar hayatımızın içinde ki emojisiz mesajları direkt olarak olumsuz ve soğuk algılamaya başladık. Emojiler mesajların bir nebze daha pozitif algılanmasına yardımcı olsa da hepimizi biraz tembelliğe alıştırdı gibi geliyor bir yandan. Biraz daha açmak gerekirse daha fazla kelime kullanarak kendimizi daha doğru ifade etmeye çalışmak yerine söyleyeceğimizi kısaca söyleyip emojilerle destekleyerek doğru mesaj verme konusunu en basit hale indirgemeye çalıştığımızı düşünüyorum. Ama yine de emojilerin birçok defa yanlış anlaşılmaların önüne geçtiğini kabul ediyorum. Sonuç olarak iletişimin hassas bir konu olduğunu hiç bir zaman unutmamak ve hangi iletişim yöntemi ve aracını seçeceğimizi doğru bir şekilde belirlemek gerekiyor. İletişim yöntemini seçtikten sonra ise, özellikle de yazılı iletişimde, mesajı olabildiğince açık ve empati kurarak verdiğimiz takdirde iletişim kazalarını minimize edebileceğimizi düşünüyorum.